Tổ chức, cơ quan có thể quản lý hàng triệu tài liệu với nhiều định dạng khác nhau và truy tìm chính xác trong vài giây, giảm các chi phí hoạt động nhờ không phải bảo lưu hồ sơ giấy. Tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ và quản lý tập trung, mã hóa bảo mật với tài liệu quan trọng, tạo cơ hội xây dựng kho lưu trữ điện tử nhằm tăng sự cộng tác giữa các bộ, cơ quan/tổ chức, đồng thời giảm rủi ro thất lạc văn bản và đảm bảo tuân thủ Thông tư số 02/2019/TT-BNV, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Quyết định số 458/QĐ-TTg về công tác văn thư và lưu trữ điện tử.