Tổ chức, cơ quan có thể quản lý hàng triệu tài liệu với nhiều định dạng khác nhau và truy tìm chính xác trong vài giây, giảm các chi phí hoạt động nhờ không phải bảo lưu hồ sơ giấy. Tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ và quản lý tập trung, ký số, mã hóa bảo mật với tài liệu quan trọng, tạo cơ hội xây dựng kho lưu trữ điện tử nhằm tăng sự cộng tác giữa các bộ phận, đồng thời giảm rủi ro thất lạc văn bản.Tài liệu được số hóa đảm bảo tính pháp lý với hiệu lực tương đương bản giấy, sẵn sàng để lưu trữ lâu dài theo nghiệp vụ doanh nghiệp.