Giải pháp lưu trữ,
quản lý tài liệu điện tử tin cậy
Trusted Archive 2.0
Thách thức
Tại các tổ chức, doanh nghiệp, số lượng hồ sơ, tài liệu đang dần được chuyển sang hình thức điện tử, kéo theo đó là nhu cầu lưu trữ tài liệu điện tử cũng tăng cao nhằm chuyên nghiệp hóa việc quản lý tài liệu. Những hệ thống lưu trữ điện tử, kho lưu trữ số, theo đó, cũng sẽ đóng vai trò ngày càng quan trọng, giúp hoàn thiện quy trình số không giấy tờ, thay thế những kho lưu trữ vật lý tốn kém và khó kiểm soát.
Tuy nhiên hiện nay lưu trữ điện tử tồn tại những rủi ro về xác thực tài liệu và sự rủi ro công nghệ:
– Hầu hết các phần mềm ký số, quản lý văn bản điều hành hiện nay các sản phẩm đầu ra đều được lưu dưới dạng PDF thay vì PDF/A theo chuẩn lưu trữ lâu dài, gây ảnh hưởng trực tiếp đến việc lưu trữ tài liệu lâu dài và các tổ chức vẫn phải in lại tài liệu vào cuối ngày để lưu trữ gây tốn kém và lãng phí tài nguyên.
– Thời hạn của các phương thức xác thực điện tử như ký số hiện nay chỉ có giá trị tối đa trong vòng 3 năm đến 5 năm. Điều này đồng nghĩa với việc tất cả các file điện tử sẽ trở thành file rác nếu không được gia hạn hoặc có những giải pháp cho lưu trữ lâu dài, lưu trữ vĩnh viễn.
Giải pháp
Trusted Archive 2.0 là giải pháp lưu trữ tài liệu lâu dài đảm bảo tính tin cậy nhờ áp dụng công nghệ ký số, con dấu điện tử, dấu thời gian timestamp, công nghệ ký số lâu dài LTV/ LTAN. Các tài liệu được lưu trữ đảm bảo giá trị lưu trữ dài hạn hay vĩnh viễn, đáp ứng mọi nhu cầu lưu trữ của tổ chức. Giải pháp được phát triển dựa trên mô hình hệ thống thông tin lưu trữ mở OAIS – ISO 14721:2012.
Giải pháp cho phép tổ chức có thể dễ dàng cài đặt, thiết lập các quy quy trình, quy tắc lưu trữ, tiêu hủy tài liệu theo đặc thù của từng tổ chức. Với Trusted Archive 2.0, tổ chức, cơ quan có thể quản lý hàng triệu tài liệu với nhiều định dạng khác nhau và truy tìm chính xác trong vài giây, giảm các chi phí hoạt động nhờ không phải bảo lưu hồ sơ giấy. Tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ và quản lý tập trung, mã hóa bảo mật với tài liệu quan trọng, tạo cơ hội xây dựng kho lưu trữ điện tử nhằm tăng sự cộng tác giữa các bộ, cơ quan/tổ chức, đồng thời giảm rủi ro thất lạc văn bản và đảm bảo tuân thủ Thông tư số 02/2019/TT-BNV, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Quyết định số 458/QĐ-TTg về công tác văn thư và lưu trữ điện tử, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.”
Tính năng nổi bật
Cơ chế bảo vệ dữ liệu và mã hóa dữ liệu nhạy cảm
Tự động phát hiện lỗi, khôi phục dữ liệu khi có sự cố lỗi xảy ra, mã hóa dữ liệu quan trọng và nhạy cảm với các thuật toán tiên tiến nhất như AES, 3DES…
Lưu trữ lâu dài theo tiêu chuẩn OAIS AIP
Kiểm tra và xác thực tài liệu ký số điện tử, ký số cho lưu trữ lâu dài/chữ ký số lâu dài (LTV), bảo mật tuyệt đối cho các thành phần ký số, lưu trữ các tài liệu điện tử theo tiêu chuẩn lưu trữ lâu dài LTA bao gồm cả Timestamp (LTAN); tự động gia hạn dấu thời gian Timestamp
Tìm kiếm full-text search, Search Engine - Elastic Search
Tìm kiếm nâng cao, tìm kiếm fulltext search hiển thị đầy đủ chi tiết các thông tin đã được lưu trữ như: Metadata, thông tin tài liệu validate đóng dấu/xác thực lưu trữ… cho từng loại tài liệu điện tử.
Cấu hình quy định về lập kế hoạch bảo quản và tiêu hủy dữ liệu
Cho phép lập chính sách giữ lại các tài liệu lưu trữ khi đã hết thời hạn, hoặc quyết định chuyển sang trạng thái lưu trữ vĩnh viễn; đề xuất và thay đổi công nghệ,…
Tính năng tích hợp với các hệ thống thu thập đầu vào, SIP
Cho phép cập nhật, lưu trữ, upload tài liệu từ bất kỳ hệ thống nào; tích hợp với các module nộp lưu đóng gói theo tiêu chuẩn SIP OAIS qua API Web Service hoặc bất kỳ hệ thống nào khác vào kho lưu trữ số lâu dài (Long-term preservation)
Hỗ trợ các hệ thống lưu trữ, thiết bị lưu trữ khác nhau
Hỗ trợ các chuẩn kết nối lưu trữ khác nhau, có khả năng lưu trữ các loại lưu trữ khác nhau của Dell, EMC, Netapp từ NAS, Object Storage…
Tích hợp ký số đóng dấu thời gian Timestamp và ký số xác thực lâu dài LTV/LTAN
Dịch vụ CertReview kiểm tra chứng thư số của các CA như CRL, Verify thời hạn chứng thư số phục vụ ký số lưu trữ lâu dài, tích hợp hệ thống ký số HSM, ký số local sử dụng USB token… của nhiều CA khác nhau, nhiều TSA khác nhau.
Đa dạng mô hình triển khai
Cho phép cài đặt từ all-in-one cho hệ thống lưu trữ nhỏ tới multi-node, multi-site cho hệ thống lưu trữ lớn, đảm bảo HA sẵn sàng cao.